
SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Päiväys 25.5.2018
Rekisterinpitäjä Pielisjärven Ignatiusten Sukuseura ry (rek.nro: 200.488), Lieksa
Rekisterit Jäsenrekisteri ja Sukututkimusrekisteri
Rekisterinpitäjän edustajat
Puheenjohtaja
Tapio Koivula, Nujulantie 3 A, 90410 Oulu
0400-874953, kotapsa [at] gmail.com
Varapuheenjohtaja
Markku Sydänmaa, Eskolantie 13 A 4, 00720 Helsinki
010-3005524, kivihaka20 [at] outlook.com
Henkilötietojen käsittelijät / Jäsenrekisteri Excel tiedosto
Puheenjohtaja
Tapio Koivula, Nujulantie 3 A, 90410 Oulu
0400-874953, kotapsa [at] gmail.com
Sihteeri
Raimo Koivula, Jyskynkuja 1 A 2, 80140
Joensuu
050 559 8201, raimokoivula [at] hotmail.com
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste / Jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c -kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Rekisteröidyn ei ole pakko antaa rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä antamatta jättämisestä ole hänelle seurauksia. Yhdistyslain 11 §:ssä säädettyjen henkilötietojen antaminen jäsenrekisteriin on sukuseuran jäsenyyden edellytys.
Rekisteröityjen ryhmät / Jäsenrekisteri
Pielisjärven Ignatiusten Sukuseura ry:n jäsenet
Rekisteröityjen ryhmät / Sukututkimus-rekisteri
Martti Ignatiuksen (k.1771) ja hänen puolisonsa Kaisa Tuorilaisen sukuun kuuluvat henkilöt ja heidän puolisonsa ja näiden vanhemmat sekä suvun esipolvet
Käsiteltävät henkilötiedot / Jäsenrekisteri
Rekisteröidyn täydellinen nimi ja kotipaikka, ulkomaalaisen osalta kansalaisuus sekä yhteystiedot. Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään (jäsenhakemukset).
Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys
Tiedot ovat osittain salassa pidettäviä.
Salassapidon peruste
Julkisuuslaki 24.1 § 31 kohta - Salainen puhelinnumero tai muut yhteystiedot
Käsiteltävät Henkilötiedot / Sukututkimus-rekisteri
Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot sekä suostumus- ja kieltotiedot. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi. Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään (sukutietojen täydennyslomakkeet).
Henkilötietojen vastaanottajat / Jäsenrekisteri
Rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään sukuseuran viestintätarkoituksissa.
Sukuseuran järjestämille matkoille ilmoittautuessa rekisteröityjen antamia tietoja voidaan luovuttaa ulkopuoliselle matkanjärjestäjälle.
Henkilötietoja julkaistaan sukuseuran hallituksen (sukuneuvoston) jäsenten osalta (nimet ja yhteystiedot) sukuseuran verkkosivuilla (https://ignatius-suku.org) pois lukien salassapidon alaiset tiedot.
Rekisterinpitäjä ei luovuta elossa olevien henkilötietoja suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.
Henkilötietoja ei siirretä kolmanteen maahan.
Henkilötietojen vastaanottajat / Sukututkimusrekisteri "SukuJutut" ohjelma, Atk-Palvelu Luhtasaari Oy
Rekisteröidyiltä itseltään saadut henkilötiedot (sukutietojen täydennyslomakkeet) luovutetaan säännönmukaisesti sukututkimusrekisterin ylläpitoa varten:
Anneli Kotisaari, sukututkimusrekisterin ylläpitäjä Nujulantie 3 A, 90410 Oulu ea.kotisaari [at] gmail.com https://www.annelikotisaari.net
Henkilötietojen säilytysaika / Jäsenrekisteri
Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin hän on sukuseuran jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero sukuseurasta on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi.
Henkilötietojen säilytysaika / Sukututkimusrekisteri
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sukututkimusrekisterin ylläpito kuuluu sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.
Rekisterin yllä-pitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
Sähköiset ylläpitojärjestelmät
Tekstinkäsittely-, taulukkolaskenta- ja sukututkimusohjelmat
Manuaalinen aineisto
Jäsenhakemukset ja sukutietojen täydennyslomakkeet
Tietojen suojauksen periaatteet
A Sähköinen aineisto
Tietotekniset laitteet sijaitsevat lukituissa tiloissa. Tietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin.
B Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto nimetyssä kansiossa sijaitsee lukitussa tilassa.
Henkilötietojen jatkokäsittely
Rekisterinpitäjä ei aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin ne on kerätty.
Rekisteröidyn oikeudet
- Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.
- Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua.
- Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä tai kieltää henkilötietojensa käsittely.
- Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
- Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelylle.
- Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.