SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Päiväys 25.5.2018

Rekisterinpitäjä Pielisjärven Ignatiusten Sukuseura ry (rek.nro: 200.488), Lieksa

Rekisterit Jäsenrekisteri ja Sukututkimusrekisteri

Rekisterinpitäjän edustajat

Puheenjohtaja

Tapio Koivula, Nujulantie 3 A, 90410 Oulu

0400-874953, kotapsa [at] gmail.com

Varapuheenjohtaja

Markku Sydänmaa, Eskolantie 13 A 4, 00720 Helsinki

010-3005524, kivihaka20 [at] outlook.com

Henkilötietojen käsittelijät / Jäsenrekisteri Excel tiedosto

Puheenjohtaja

Tapio Koivula, Nujulantie 3 A, 90410 Oulu

0400-874953, kotapsa [at] gmail.com

Sihteeri

Raimo Koivula, Jyskynkuja 1 A 2, 80140 Joensuu
050 559 8201, raimokoivula [at] hotmail.com

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste / Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c -kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyn ei ole pakko antaa rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä antamatta jättämisestä ole hänelle seurauksia. Yhdistyslain 11 §:ssä säädettyjen henkilötietojen antaminen jäsenrekisteriin on sukuseuran jäsenyyden edellytys.

Rekisteröityjen ryhmät / Jäsenrekisteri

Pielisjärven Ignatiusten Sukuseura ry:n jäsenet

Rekisteröityjen ryhmät / Sukututkimus-rekisteri

Martti Ignatiuksen (k.1771) ja hänen puolisonsa Kaisa Tuorilaisen sukuun kuuluvat henkilöt ja heidän puolisonsa ja näiden vanhemmat sekä suvun esipolvet

Käsiteltävät henkilötiedot / Jäsenrekisteri

Rekisteröidyn täydellinen nimi ja kotipaikka, ulkomaalaisen osalta kansalaisuus sekä yhteystiedot. Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään (jäsenhakemukset).

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys

Tiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste

Julkisuuslaki 24.1 § 31 kohta - Salainen puhelinnumero tai muut yhteystiedot

Käsiteltävät Henkilötiedot / Sukututkimus-rekisteri

Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot sekä suostumus- ja kieltotiedot. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi. Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään (sukutietojen täydennyslomakkeet).

Henkilötietojen vastaanottajat / Jäsenrekisteri

Rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään sukuseuran viestintätarkoituksissa.

Sukuseuran järjestämille matkoille ilmoittautuessa rekisteröityjen antamia tietoja voidaan luovuttaa ulkopuoliselle matkanjärjestäjälle.

Henkilötietoja julkaistaan sukuseuran hallituksen (sukuneuvoston) jäsenten osalta (nimet ja yhteystiedot) sukuseuran verkkosivuilla (https://ignatius-suku.org) pois lukien salassapidon alaiset tiedot.

Rekisterinpitäjä ei luovuta elossa olevien henkilötietoja suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

Henkilötietoja ei siirretä kolmanteen maahan.

Henkilötietojen vastaanottajat / Sukututkimusrekisteri "SukuJutut" ohjelma, Atk-Palvelu Luhtasaari Oy

Rekisteröidyiltä itseltään saadut henkilötiedot (sukutietojen täydennyslomakkeet) luovutetaan säännönmukaisesti sukututkimusrekisterin ylläpitoa varten:

Anneli Kotisaari, sukututkimusrekisterin ylläpitäjä Nujulantie 3 A, 90410 Oulu ea.kotisaari [at] gmail.com https://www.annelikotisaari.net

Henkilötietojen säilytysaika / Jäsenrekisteri

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin hän on sukuseuran jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero sukuseurasta on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi.

Henkilötietojen säilytysaika / Sukututkimusrekisteri

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sukututkimusrekisterin ylläpito kuuluu sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.

Rekisterin yllä-pitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Sähköiset ylläpitojärjestelmät

Tekstinkäsittely-, taulukkolaskenta- ja sukututkimusohjelmat

Manuaalinen aineisto

Jäsenhakemukset ja sukutietojen täydennyslomakkeet

Tietojen suojauksen periaatteet

A Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat lukituissa tiloissa. Tietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin.

B Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto nimetyssä kansiossa sijaitsee lukitussa tilassa.

Henkilötietojen jatkokäsittely

Rekisterinpitäjä ei aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin ne on kerätty.

Rekisteröidyn oikeudet

• Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.
• Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua.
• Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä tai kieltää henkilötietojensa käsittely.
• Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
• Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelylle.
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.